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Zeitmanagement: So behalten Sie Ihren Kalender im Griff

FOTONACHWEIS
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Das Thema „Zeitmanagement“ ist für viele Selbständige von zentraler Bedeutung. Dennoch geht eine Auseinandersetzung damit im Alltag oft unter. Grund: zu wenig Zeit! Genau das aber ist das Problem. Denn sehr wahrscheinlich haben Sie noch nicht gelernt, dass ein sinnvoller Zeitplan nicht aus möglichst dicht aneinandergelegten Terminen besteht, sondern „Pufferzeiten“ enthalten sollte. Um es augenzwinkernd mit Ringelnatz zu sagen: Die Löcher sind die Hauptsache an einem Sieb. Was nutzt Ihnen zum Beispiel ein Meeting, das Sie nicht rechtzeitig vorbereitet haben? Planen Sie nicht allein Zeit für das Meeting selbst ein, sondern auch für dessen rechtzeitige Vorbereitung, während der Sie die Tagesordnung und Ziele festlegen. Je genauer Sie wissen, was Sie klären und erreichen wollen, desto effizienter und kürzer können Sie Ihre Meetings gestalten. Zur Vorbereitung gehört auch, dass Sie überlegen, ob Zeitrahmen und Zielvorstellungen eines Meetings zusammenpassen? Was können Sie in einer oder zwei Stunden erreichen? Hier wie generell gilt: Planen Sie lieber nicht allzu optimistisch.

Der große Nutzen von Pufferzeiten

Auch zwischen den Meetings sollten Sie Pufferzeiten einplanen. So verhindern Sie, dass Sie von einem Termin zum nächsten hetzen, oder ein Dominoeffekt entsteht, bei dem Sie Termin um Termin weiter nach hinten verschieben müssen. Ein weiterer Nutzen besteht in tatsächlichen Pausen. Planen Sie Zeit ein, um sich zu entspannen, zu sammeln und gedanklich auf den nächsten Termin vorzubereiten. Ohne Pausen verlieren Sie wahrscheinlich an Konzentration und Fokussierung und erreichen unterm Strich weniger, fühlen sich aber am Ende eines Tages geschlauchter. Sollten Sie einmal wider Erwarten mehr Zeit haben, als erwartet, können Sie immer noch Notizen machen oder in einem Fachbuch lesen. Pufferzeiten spielen auch eine Rolle, wenn Sie unterwegs sind. Mal verpassen Sie eine Straßenbahn, mal finden Sie keinen Parkplatz. Es ist naiv und führt zu Stress, immer mit optimalen Bedingungen zu rechnen.

Alltagsaufgaben nicht unterschätzen

Stress und Zeitdruck entsteht oft auch deshalb, weil Unternehmer zu wenig Zeit für Alltagsaufgaben einplanen. Obendrein vergessen viele Unternehmer, dass Planung zu ihren zentralen Alltagsaufgaben gehört. Was steht in der nächsten Woche an? Wie bereiten Sie sich darauf vor? Welche Themen haben Priorität, welche können nachrangig behandelt werden? Genau für solche Überlegungen sollten Sie sich Zeit reservieren. Vielleicht auch einen ganzen terminfreien Tag in der Woche, an dem Sie obendrein für ein oder zwei Stunden komplett störungsfrei an einer wichtigen Aufgabe arbeiten können. Wichtig ist, dass Sie bei der Verbesserung Ihres Zeitmanagements dranbleiben. Gewohnheiten und Einstellungen ändern sich nicht über Nacht, sondern durch regelmäßiges Probieren.