Das Unternehmerportal der Berliner Volksbank
Arbeiten

Outsourcing: Welche Tätigkeiten Sie auslagern sollten

FOTONACHWEIS
© Gajus - fotolia.com

Die Frage, ob Aufgaben ausgelagert werden sollten oder nicht, ist nicht immer ganz leicht zu beantworten. Aber es gibt Orientierungshilfen. Zunächst einmal sollten Sie sich klarmachen, dass Ihre Arbeit bares Geld wert ist. Eine Stunde als Chef bringt Ihrem Unternehmen in der Regel mehr ein, als Sie einer externen Bürokraft für eine Stunde bezahlen. Außerdem geht in einem Betrieb Liquidität fast immer vor Rentabilität. Das zeitnahe Stellen von Rechnungen und das zügige und lückenlose Begleichen von Außenständen spielen für den Erfolg eines Unternehmens eine größere Rolle, als vielen klar ist. Auch eine fehlerfreie Buchhaltung spart letztlich Geld. Und eine reibungslose Lohnauszahlung ist ein Faktor für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Das Kostenargument spricht also in der Regel für das Outsourcen von Tätigkeiten, ganz gleich ob sie eine Bürokraft auf Stundenbasis einstellen, bestimmte Aufgaben an Ihren Steuerberater auslagern oder einen externen Büroservice beauftragen.

Diese Tätigkeiten können gut ausgelagert werden

Lohnabrechnung, Buchhaltung und Mahnwesen lassen sich üblicherweise gut an externe Kräfte delegieren. Es handelt sich dabei um ständig wiederkehrende Tätigkeiten, die Sie als Chef einiges an Zeit kosten und dabei problemlos von einem Dienstleister erledigt werden können. Generell sind solche Aufgaben gut für ein Outsourcing geeignet, die häufig anfallen, deren Anforderungen sich selten ändern, die nicht kompliziert zu erklären sind und intern einen hohen Aufwand mit sich bringen. Außerdem ist es günstig, wenn das Finden und Auswählen eines Dienstleisters nicht aufwändig ist und dessen Qualität eingeschätzt werden kann. Auch sollte das Risiko einer zeitnahen Beendigung der Tätigkeit seitens des Dienstleisters gering und das Know-how fürs Kerngeschäft unwesentlich sein. Das Stellen von Rechnungen oder Angeboten entspricht diesen Vorgaben oftmals nicht, da diese Felder bei vielen Firmen zu speziell sind, um einmal kurz einem externen Dienstleister erklärt zu werden. Hier ist die Expertise als Chef von Nöten.

Einen Büroservice auswählen

Wenn Ihnen bei der Wahl eines Büroservice keine persönlichen von befreundeten Unternehmern weiterhelfen, achten Sie am besten zunächst einmal auf den Internetauftritt des Anbieters.

  • Finden Sie dort alle wichtigen Informationen?
  • Wie viele Mitarbeiter hat der Büroservice?
  • Gibt es einen konkreten, telefonisch erreichbaren Ansprechpartner?
  • Wie weit ist der Dienstleister von Ihrer Firma entfernt?
  • Welche Tätigkeiten bietet der Service genau an?
  • Gehören Hausbesuche zum Angebot?

Weitere nützliche Fragen für die Auswahl:

  • Bekommen Sie zügig einen Termin?
  • Wie ist der Eindruck beim persönlichen Gespräch?
  • Haben Sie den Eindruck, dass der Anbieter die Anforderungen Ihres Unternehmens versteht und bearbeiten kann?
  • Gibt es Referenzen?
  • Was genau wird angeboten, welche Kosten entstehen und wie werden diese abgerechnet?
  • Und schließlich: Passt das Angebot zu meinen Bedürfnissen?