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Strategie

Datensammlungen von Abteilungen: Datensilos in sechs Schritten erfolgreich auflösen

FOTONACHWEIS
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Informationsinseln von einzelnen Abteilungen stellen für viele Unternehmen ein Problem dar: Sie bremsen die Produktivität, verlangsamen Prozesse, behindern ganzheitliche Kundenservices und machen es Unternehmen schwer, ihre Strategien schnell auf geänderte Marktanforderungen anzupassen.

Solche Datensilos sollten aufgebrochen werden, denn ein schneller Zugriff auf konsistente Daten ist für Unternehmen heute unerlässlich: Unternehmen müssen Lösungen etablieren, die eine zentrale Verwaltung der Daten unterstützen.

Der IT-Dienstleister Consol erläutert, wie Unternehmen Datensilos in sechs Schritten erfolgreich auflösen können:

1. Datenbestand analysieren

Ermitteln Sie, welche Daten in welcher Form vorhanden sind, wo sie liegen und welche Qualität sie haben. Evaluieren Sie, wie häufig Daten erzeugt oder geändert werden und welche Beziehungen sie zueinander haben.

Beachten Sie Einschränkungen bei der Nutzung und Speicherung sowie Aspekte wie Datenschutz, rechtliche Relevanz und Aktualität der Daten.

2. Fachabteilungen einbinden

Setzen Sie Workshops zur Lösungsevaluierung auf, in die auch die unterschiedlichen Fachabteilungen eingebunden sind.

Aufgrund der beteiligten Stakeholder ergibt eine Moderation des Workshops Sinn. Ziehen Sie auch den Einsatz eines Datenbeauftragten in Betracht.

3. Ziele definieren

Ohne konkrete Ziele lassen sich Datensilos nicht sinnvoll auflösen. Deshalb sollte der Fokus der Workshops zunächst auf der Themengenerierung liegen.

Es gilt, auf Basis vorhandener Probleme oder Herausforderungen gemeinsam konkrete Anwendungsfälle und Ziele zu definieren.

4. Technische Lösung auswählen

Für die technische Umsetzung der Silobeseitigung stehen Unternehmen prinzipiell zwei Lösungen zur Verfügung: eine Middleware als „Adapter“ oder die Migration der Daten in einen zentralen Pool wie eine relationale Datenbank oder eine NoSQL-Lösung.

Welcher Weg der bessere ist, hängt vom konkreten Einzelfall ab.

Eine Middleware hat grundsätzlich den Vorteil, dass keine Daten bewegt werden müssen, bringt aber im Vergleich zu einem zentralen Datenpool Performanceeinbußen mit sich.

In einen zentralen Pool müssen die Daten aber zunächst eingebracht werden, anschließend sind Aktualität beziehungsweise Synchronizität der Daten eine Herausforderung.

5. Organisatorische Weichen stellen

Neben technischen können auch organisatorische Maßnahmen nötig sein. In der Regel sind die Datensilos zwar durch die Trennung von Aufgabenbereichen entstanden, darüber hinaus sind sie aber oft auch die Folge reiner Bequemlichkeit.

Ein Beispiel dafür ist etwa die Nutzung des E-Mail-Postfachs für die Speicherung und Archivierung von Daten. In solchen Fällen müssen Vorgaben und Richtlinien geändert werden.

6. Lösung sukzessive umsetzen

Die Implementierung der technischen Lösung sollte gemäß dem Motto „Klein anfangen, groß wachsen“ erfolgen. Es empfiehlt sich, mit einem Pilotprojekt zu starten und die Lösung dann anschließend sukzessive auszuweiten.

Dabei ist ein permanentes Verifizieren und Falsifizieren ratsam. Ermitteln Sie also permanent Verbesserungspotenziale, etwa durch die Einbeziehung weiterer Daten.