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Tipp: Aufbewahrungspflichten im Online-Shop

FOTONACHWEIS
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Buchungsbelege, Geschäftsbriefe, Faxe – auch für Onlinehändler gelten die allgemeinen Aufbewahrungspflichten. Aufbewahrungspflichtig sind unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege.

Worauf Händler achten sollten, verrät Tanya Stariradeff, Rechtsexpertin bei Trusted Shops:

Allgemeine Regeln

Für den Online-Versandhandel sind vor allem die Handels- bzw. Geschäftsbriefe und Buchungsbelege von Bedeutung, und zwar unabhängig von ihrer Form. Erfasst werden:

  • Papierdokumente wie zum Beispiel Briefe und Faxe
  • Elektronische Nachrichten, zum Beispiel E-Mails oder Nachrichten über ein Online-Kontaktformular
  • Listen und Protokolle im Rahmen eines EDV-Systems

Buchungsbelege

Unter Buchungsbelegen werden alle Unterlagen erfasst, die einzelne Geschäftsvorfälle dokumentieren. Die Rechnung stellt den Buchungsbeleg für die Zahlung des Kaufpreises bei einer Online-Bestellung dar.

Eine Kopie hiervon unterliegt der Aufbewahrung – und zwar unabhängig davon, ob sie elektronisch oder auf Papier erteilt und übermittelt wird.

Geschäfts- bzw. Handelsbriefe

Jede Korrespondenz, die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung und Rückabwicklung eines Geschäfts dient, gilt als Handels- bzw. Geschäftsbrief.

Aufbewahrungspflichtig sind sowohl die empfangenen als auch Wiedergaben der abgesandten Briefe. Dazu zählen unter anderem:

  • die Wiedergabe der Eingangsbestätigung (§ 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 BGB) und gegebenenfalls der Auftragsbestätigung. Diese geben Auskunft über den Gegenstand (Leistung und Gegenleistung) des Kaufvertrags.
  • die Kopie des Lieferscheins und des Frachtbriefes nach § 407 HGB, falls solche der Warensendung beigefügt werden.
  • die Wiedergabe der Versandanzeigen. Sie enthalten Informationen über die Durchführung des Vertrags (beispielsweise Auskunft über die versendeten Waren).
  • Schreiben, die die Vertragsabwicklung betreffen (zum Beispiel Mahnungen, Reklamationsschreiben, eingehende Widerrufserklärungen des Kunden).

Wann besteht keine Aufbewahrungspflicht?

Nicht jede Bestellung führt zum Abschluss eines Vertrags. Beispielsweise kann eine Bestellung wegen fehlender Bonität abgelehnt werden oder der Kunde widerruft seine Bestellung. In diesen Fällen besteht keine Aufbewahrungspflicht für die Unterlagen.

Ebenfalls nicht aufzubewahren sind Nachrichten mit einem reinen Werbecharakter, wie zum Beispiel ein Newsletter. Das Gleiche gilt für Unterlagen ohne Bezug zu einem konkreten Handelsgeschäft oder ohne Bedeutung für die Besteuerung, z.B. die Dokumentation der Eröffnung eines Kundenkontos.

Wie und für welchen Zeitraum sind Unterlagen aufzubewahren?

Buchungsbelege sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht für Handels- und Geschäftsbriefe beträgt sechs Jahre. Solche Briefe können jedoch gleichzeitig externe Buchungsbelege (wie Rechnungen) darstellen. In diesen Fällen ist die zehnjährige Aufbewahrungsfrist zu beachten.

Die Unterlagen sind so aufzubewahren, dass sie während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben. Die Schrift darf beispielsweise nicht verblassen.

Eine Aufbewahrung im Original ist jedoch für Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe nicht zwingend. Die bildliche Wiedergabe, zum Beispiel in Form einer gescannten Kopie, reicht aus – die Wiedergabe muss bildlich mit dem Original übereinstimmen.

Wenn diese bereits digital erstellt worden sind, muss ihr Inhalt maschinell ausgewertet werden können. Es reicht also nicht aus, eine digital erstellte Rechnung auszudrucken und den Ausdruck dann aufzubewahren.

Experten-Tipp von Trusted Shops

Handels- und Geschäftsbriefe beziehungsweise Buchungsbelege erstellen Online-Händler in der Regel digital. Diese bereits im Original zu speichern, ist wenig aufwändig.

Aber auch im Zusammenhang mit Papierunterlagen empfiehlt es sich, auf eine elektronische Archivierung umzustellen, wo es zulässig ist. Diese ist vor allem kostengünstig, da keine Lagerkosten anfallen, und effektiv, da die benötigte Dokumente schnell auffindbar sind.