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Was Sie über Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen wissen sollten

FOTONACHWEIS
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Als Faustregel gilt, dass Sie die Unterlagen Ihrer Buchhaltung für die Prüfung durch das Finanzamt zehn Jahre aufbewahren müssen. Das gilt auch für elektronisch erstellte Daten und bedeutet, dass Sie ab dem 1. Januar 2016 Buchführungsunterlagen von 2005 oder aus früheren Jahren in den Schredder oder virtuellen Papierkorb stecken können. Das Gleiche gilt für Aufzeichnungen und Inventare, die bis zum 31.12.2005 aufgestellt worden sind. Dazu zählen auch Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Buchungsbelege.

Lediglich sechs Jahre aufbewahren müssen Sie empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie die Kopien Ihrer versendeten Handels- und Geschäftsbriefe. Generell nicht aufbewahrungspflichtig sind betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte.

Wann Unterlagen nicht vernichtet werden dürfen

Manche Dokumente können auch nach Ablauf der üblichen Fristen noch von Bedeutung sein. Das gilt vor allem dann, wenn sie eine Rolle spielen

  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Eine detaillierte Übersicht über die Aufbewahrungsfristen etlicher Unterlagen und Dokumente finden Sie hier.