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Strategie

Checkliste: Acht Stolperfallen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen

FOTONACHWEIS
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Es gibt Geschäftsmodelle, die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse helfen. Für die meisten Unternehmen gilt es jedoch, die von Papierdokumenten und Medienbrüchen geprägten Geschäftsprozesse überhaupt erst einmal zu digitalisieren.

Nach den Beratungserfahrungen von Frank Zielke, Vorstand der der Unternehmensberatung ITSM Group  verbergen sich in diesen Projekten häufig verschiedene Stolperfallen:

1. Unklare strategische Orientierung

Vielen Unternehmen mangelt es an einer zukunftsgerichteten Position zur digitalen Transformation – trotzdem wird der Wandel bereits vollzogen. Aber ohne eine strategische Zielrichtung wird die Abkehr von manuell geprägten Prozessen kaum erfolgreich sein und kann hohe Kosten produzieren.

Unternehmen sollten zumindest strategische Leitplanken definieren, sofern es noch an einem umfassenden und unternehmensweit gültigen Digitalisierungsplan fehlt.

2. Beliebige Priorisierungen

Nicht jeder Geschäftsprozess hat den gleichen Nutzen für die Wertschöpfung. Also erscheint es vielen Unternehmen notwendig, sich zunächst den Digitalisierungsprozessen mit einem hohen Unternehmensnutzen zu widmen. Die Folge: Es wird relativ beliebig digitalisiert.

3. Prozessindividuelle Gestaltungsprinzipien statt Standards

Je unterschiedlicher Geschäftsprozesse konzipiert sind, desto aufwändiger das Prozessmanagement. Um dieses Risiko zu vermeiden, sollte eine „Process Governance“ als Steuerungs- und Regelungssystem entwickelt werden, die der digitalen Transformation im Unternehmen einen klaren Rahmen gibt.

4. Isolierte Ausrichtung der Prozesse

Die digitalen Prozesse enden nicht an den Türen eines Fachbereichs. Deshalb sollte der konzeptionelle Blick nicht nur auf die originären Anforderungen gerichtet werden. Vielmehr ist die Prozessstruktur so zu gestalten, dass ausreichende Optionen für eine Integration in Unternehmensprozesse bestehen.

5. Funktionale Wunschkonzerte statt pragmatische Anforderungsprofile

Die vielen nur teilweise digitalisierten Prozesse zwingen dazu, den digitalen „Reifegrad“ der Organisationen schnell zu steigern. Dies verlangt eine Beschränkung auf funktionale Notwendigkeiten bei jedem einzelnen Prozess, um mit den meist begrenzten Ressourcen und Budgets mehr Prozesse digitalisieren zu können.

6. Digitaler Wandel mit traditioneller IT-Organisation

Die herkömmlichen IT-Anforderungen sind von Solidität und sequentieller Realisierung für Kernprozesse geprägt. Dagegen kennzeichnet sich die Digitalisierung durch Agilität und Geschwindigkeit mit einem Adhoc-Bedarf an Ressourcen zur Business-Unterstützung. Darauf muss sich die IT einstellen, indem sie sich als IT der zwei Geschwindigkeiten organisiert.

7. Zu starre Projektmethoden

Hinter der Digitalisierung verbirgt sich eine veränderte Denkkultur, zudem weist sie eine hohe Entwicklungsdynamik auf. Dies verlangt eine hohe Flexibilität, die von den klassischen Projektmethoden nicht im notwendigen Maß angeboten werden können. Deshalb sollten für die Umsetzung agile Methoden wie etwa Scrum bevorzugt werden.

8. Die Mitarbeiter werden nicht mitgenommen

Prozesse werden von Menschen gelebt, trotz aller begleitender Technik. Weil die Digitalisierung erhebliche Veränderungen mit sich bringt und Gewohnheiten auflöst, müssen sie frühzeitig in die Projekte eingebunden und geschult werden. Ansonsten entsteht Widerstand statt Akzeptanz.