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App statt Zettelwirtschaft: die Vorteile eines digitalen Fahrtenbuches

FOTONACHWEIS
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Viele nutzen ihren PKW sowohl dienstlich als auch privat. Ab einer geschäftlichen Nutzung von über 50 % ist das Auto als Firmenwagen anzumelden. Liegt die berufliche Nutzung unter 10%, muss es als Privatwagen deklariert werden. Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 % und 50 % kann der Fahrzeughalter entscheiden, ob er das Auto als Betriebs- oder Privatvermögen deklarieren möchte. Zählt ein Auto zum Betriebsvermögen können alle Kosten wie Benzin, Kfz-Steuer und Versicherung als Betriebsausgaben vom Gewinn abgezogen werden. Die privat gefahrenen Strecken hingegen werden dem Jahresgewinn zugerechnet. Hier hat der Steuerpflichtige zwei Optionen. Wählt er die 1-Prozent-Methode, versteuert er pro Monat ein Prozent des Brutto-Inlandslistenpreises seines Fahrzeugs. Auch wenn der Wagen bereits älter ist, ist der Listenneuwagenpreis zu berücksichtigen.

 Wann sich ein Fahrtenbuch lohnt

Je weniger Sie mit Ihrem als Firmenwagen deklarierten Pkw privat unterwegs sind, desto weniger empfiehlt sich die 1-Prozent Methode. Dann sollten Sie die zweite Option wählen: Das sorgfältige Führen eines Fahrtenbuches, dessen Daten Sie dem Finanzamt vorzulegen haben. In diesem Falle gilt keine Pauschale und nur die wirklich absolvierten Privatfahrten werden in Ihrer Steuererklärung als Gewinn verbucht. Die zurückgelegten Strecken müssen nachvollziehbar dokumentiert sein. Stellt das Finanzamt nämlich Unregelmäßigkeiten fest, können Sie wegen Steuerhinterziehung belangt werden. Das bedeutet: Die Aufzeichnungen müssen lückenlos, fortlaufend und gesondert geführt werden und vom Finanzamt problemlos geprüft werden können. Während eines Jahres muss sich der Halter für die 1-Prozent-Methode oder das Fahrtenbuch entscheiden. Wollen Sie im laufenden Fiskaljahr die Methode wechseln will, ist das nur gestattet, wenn Sie Ihr Fahrzeug wechseln.

Ein Fahrtenbuch kann sich aber auch lohnen, wenn Ihr Wagen als Privatwagen gemeldet ist. Nutzen Sie ihn auch für geschäftliche Fahrten, können Sie wahlweise beim Finanzamt eine Kilometerpauschale von 0,30 als Ausgaben geltend machen, oder – was sich gerade bei neueren, kostenintensiveren Pkw häufig lohnt – Sie setzen die nachgewiesenen tatsächlichen Kilometerkosten (jährliche PkW Kosten, Jahresfahrleistung) an. Während im ersten Fall eine einfache Aufstellung der dienstlich gefahrenen Kilometer genügt, ist im zweiten Fall ein exakt geführtes Fahrtenbuch erforderlich.

Die Vorzüge digitaler Lösungen

Anstatt bei jeder Fahrt die Kilometerstände zu checken und in ein klassisches Fahrtenbuch einzutragen, können Sie mittlerweile auf Apps zurückgreifen, zum Beispiel „Tour“ für iPhone und iPad, das „Kfz Fahrtenbuch Mobile“, das WISO-Fahrtenbuch oder das Fahrtenbuch „Pro“ speziell für Android-Nutzer. So können Sie über GPS Ihre Touren im Smartphone automatisch dokumentieren lassen. Die Finanzämter akzeptieren diese digitalen Fahrtenbücher, wenn folgende Daten lückenlos geliefert werden: Datum und Kilometerstand zu Beginn der Fahrt, Reisegrund und Reiseziel, aufgesuchter Geschäftspartner, Kilometerstand am Ende der Tour. Darüber hinaus sollte die Anwendung das Verändern bereits aufgezeichneter Daten kenntlich machen, damit kein Verdacht auf Manipulation entsteht. Digitale Lösungen ersparen Ihnen nicht nur das Aufschreiben per Hand und das Sammeln von Zetteln, Sie gewinnen auch leichter einen Überblick über Ihre privaten und geschäftlichen Fahrten. Die Angaben lassen sich leicht in Excel- oder CSV exportieren und auch in Diagrammen darstellen. So sehen Sie, welche Strecken Sie besonders häufig zurückgelegt und welche Kunden oder Geschäftspartner Sie vorrangig besucht haben.