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Strategie

Leitfaden: Zehn Merksätze zur elektronischen Archivierung

FOTONACHWEIS
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Statt Akten in Regalen zu stapeln, nutzen viele Unternehmen heute Systeme zur elektronischen Archivierung. Dabei müssen sie eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen einhalten, um digitale Dokumente rechtskonform zu archivieren.

Darüber informiert der Hightech-Verband Bitkom. Demnach gehören zu den wichtigsten Regelungen Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen.

Frank Früh, Bereichsleiter ECM im Bitkom: „Für manche Unternehmen sind die komplexen Gesetzestexte immer noch ein Grund, die Finger von der elektronischen Archivierung zu lassen. Dabei sind die wichtigsten Aspekte schnell erklärt.“

Neuer Leitfaden erläutert die wichtigsten GoBD-Regelungen

Hier setzte der Bitkom-Leitfaden „Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ an. Der Leitfaden ist in Kooperation mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) entstanden und steht auf der Bitkom-Homepage zum kostenlosen Download bereit.

Der Leitfaden erläutert kurz und kompakt die wichtigsten Regelungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Er gibt entsprechende Ratschläge für die digitale Archivierung in Unternehmen. Die zehn Merksätze im Überblick:

  1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
  2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
  3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
  4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
  5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
  6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
  7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
  8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
  9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
  10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.