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Besuch vom Finanzamt: So gehen Sie entspannt in die Betriebsprüfung

FOTONACHWEIS
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Steht eine Betriebsprüfung an, so erhalten Sie eine schriftliche Prüfungsanordnung. Darin wird Ihnen ein Termin angekündigt, und Sie erfahren, welchen Zeitraum die Prüfung umfassen wird. Der Termin kann nur aus wichtigen Gründen verschoben werden – wenn beispielsweise eine wichtige Branchenmesse bevorsteht, an der Ihr Unternehmen teilnehmen will.

Unterlagen und Papiere gut geordnet bereithalten

Vor der Prüfung sollten Sie auf jeden Fall Ihren Steuerberater informieren. In einem ersten Schritt müssen Sie dann in der Buchhaltung alle Unterlagen zusammensuchen, die den angekündigten Zeitraum betreffen. Dazu gehören Papiere aus der Finanz- und Anlagenbuchhaltung, die Sach- und Personenkonten, alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Fahrtenbücher, Kassen- und Bankbelege.

Auch die Jahresabschlüsse sind für den Prüfer von Interesse. Wichtige Unterlagen wie Urkunden, Verträge oder Policen sollten Sie ebenfalls bereithalten.

Sie müssen dem Prüfer alle digitalen Daten zur Verfügung stellen, sofern Sie sie digital archivieren. Dazu können Sie dem Finanzbeamten einen maschinell auswertbaren Datenträger überlassen oder die firmeneigene Hard- und Software zur Verfügung stellen, um die Daten auszuwerten.

Schützen Sie sensible Daten mit Passwort

Der Prüfer darf jedoch keine eigenen Auswertungsprogramme auf den Computern Ihres Unternehmens einsetzen. Benutzt er einen von Ihnen übermittelten externen Datenträger, so muss er diesen nach der Betriebsprüfung zurückgeben und alle gespeicherten Daten löschen.

Achten Sie darauf, dass bei der Prüfung keine Unterlagen bereitgestellt werden, die nicht zum vorgesehenen Prüfungszeitraum gehören. Sensible Daten von Kunden und Mitarbeitern gehören nicht in die Hände des Betriebsprüfers; sind sie digital gespeichert, achten Sie auf den Schutz durch Passwörter.

Bringen Sie Ihre Firmenräume in einen Zustand, der den Ablauf der Betriebsprüfung nicht behindert. Prüfungen im Büro des Steuerberaters oder im Finanzamt selbst sind nur in Ausnahmefällen möglich.

Ansprechpartner klar bestimmen

Es ist angebracht, vor Beginn der Prüfung ein einführendes Gespräch zu führen. Wenn Sie den Prüfer außerdem kurz durch die Räumlichkeiten Ihres Unternehmens führen, kann er sich ein Bild von den Abläufen im Betrieb machen.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, dass eine Betriebsprüfung bevorsteht und dass sie während der Prüfung keine Aussagen zum Betrieb und zu betrieblichen Interna machen sollen. Wichtige aktuelle Unterlagen sollten nicht offen herumliegen. Ansprechpartner für den Prüfer sind alleine Sie oder ein von Ihnen bestimmter Mitarbeiter.

Schwierige Fragen? Bedenkzeit erbitten

Wenn schwierige Fragen auftauchen, bitten Sie um Bedenkzeit und fragen Sie gegebenenfalls bei Ihrem Steuerberater nach. Lassen Sie sich nicht zu unbedachten Äußerungen hinreißen

Der abschließende Bericht klärt schließlich über die Ergebnisse der Prüfung auf. Mit dem Bericht erhalten Sie die endgültigen Steuerbescheide. Sie können selbstverständlich Einspruch einlegen, die entsprechende Frist ist vermerkt.

Quelle: impulse.de