Das Unternehmerportal der Berliner Volksbank
Arbeiten

Zuviel Palaver, zu wenig Output: Was können Chefs gegen öde Meetings tun?

FOTONACHWEIS
© diego cervo - Fotolia.com

Die Zeit, die Arbeitnehmer in Meetings verbringen, wird immer länger. Studien haben ergeben, dass Belegschaften durchschnittlich 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen zubringen. Doch die Hälfte aller Arbeitnehmer klagt, schon mehrfach in unproduktiven Sitzungen verweilt zu haben.

Im Kampf gegen das kollektive Gähnen sollten Chefs schon bei der Vorbereitung von Meetings aufpassen. Die erste Frage lautet dabei: Ist das Treffen wirklich nötig, oder lässt sich das Thema auch auf kurzem Dienstweg erledigen? Wenn nicht, ist die Frage, wer teilnehmen soll: Ein Entscheiderkreis mit wenigen Führungskräften oder mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Hierarchieebenen?

Es ist hilfreich, eine klare Agenda für das Treffen zu formulieren. Daraus sollte hervorgehen, um welche Themen es geht und wer jeweils damit befasst ist.

Doppelbesetzungen unbedingt vermeiden

Nicht alle Mitarbeiter müssen dann in der Besprechung durchgehend anwesend sein. Viel praktikabler ist es, wenn Mitarbeiter nur solange teilnehmen, wie Themen ihres Bereichs besprochen werden – und sie anschließend wieder den Raum verlassen.

Je weniger Mitarbeiter des gleichen Fachbereichs anwesend sind, desto besser. Denn mit der Zahl der Teilnehmer erhöht sich auch die Wahrscheinlichkeit, dass Themen bis ins kleinste Detail diskutiert werden und kleine Machtspielchen untereinander ausgetragen werden.

Besprechungen lassen sich übrigens mit einem einfachen Kniff leicht verringern: Lassen sie die Meetings im Stehen stattfinden. So gleichen sie eher einer präzisen Lagebesprechung.

Auf die Redezeiten achten

Mehr als zwölf Mitarbeiter sollten sich zu einem solchen Austausch aber nicht zusammenfinden. Wie Wissenschaftler herausgefunden haben, sind Sitzungen im Stehen nicht nur merklich kürzer, sie bringen auch bessere Ergebnisse.

Als Chef sollten Sie einfach auch einmal die Sitzordnung durcheinander bringen. Meist nehmen alle Mitarbeiter stets die gleichen Plätze ein, je nach Hierarchie oder Nähe zum Chef. Wird einmal neu sortiert, können sich eingefahrene Strukturen auch im Denken und Agieren lösen.

Führungsstarke Chefs versuchen während eines Meetings, moderierend auszugleichen. Die Person, die das Meeting anberaumt hat, sollte daher auch darauf achten, dass die Redezeiten eingehalten und alle Teilnehmer miteinbezogen werden.