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Vorsicht beim Umgang mit den Daten Ihrer Mitarbeiter

FOTONACHWEIS

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Mit der Digitalisierung der Gesellschaft spielt der Datenschutz auch für Unternehmen eine immer größere Rolle. Nicht immer herrscht Klarheit darüber, welche Mitarbeiter-Daten gespeichert werden dürfen und wer sie einsehen darf.

Grundsätzlich gilt: Alle Daten Ihrer Mitarbeiter, die Sie für die Erfüllung Ihrer Unternehmerpflichten benötigen, dürfen Sie aufnehmen und speichern. Zum Beispiel alle Daten, die Sie für die Lohnbuchhaltung benötigen. Dazu gehören

  • Adresse
  • Kontoverbindung
  • Familienstand
  • Religionszugehörigkeit

Auch Angaben zum Geschlecht und zum Ausbildungsstand Ihrer Mitarbeiter dürfen Sie speichern.

Häufig wird jedoch bei der Geheimhaltung dieser vertraulichen Daten geschlampt. Im Sekretariat der Geschäftsleitung, in der Personalabteilung und auch auf Ihrem eigenen Schreibtisch sollten Unterlagen mit persönlichen Daten niemals offen herumliegen.

Vor und nach jeder Bearbeitung gehören die Daten unter Verschluss – passwortgeschützt im Internet oder im abschließbaren Aktenschrank.

Die folgenden Daten von Mitarbeitern sind für den Betrieb absolut tabu:

  • Politische und sexuelle Orientierung
  • Familienplanung
  • Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft

Informationen also, die nicht zum Arbeitszusammenhang gehören, gehen die Geschäftsleitung nichts an; sie auf Datenträgern zu speichern oder auf Papier aufzuheben, ist nicht rechtens.

Doch ohne dass es dem Chef bewusst wird, ist eine Trennlinie schnell überschritten. Das betrifft vor allem die betriebliche Kommunikation per Telefon, E-Mail oder Internet. Aus unterschiedlichen Gründen – oft sind interne Qualitätskontrollen der Anlass – werden Telefonate oder E-Mails häufig über eine gewisse Zeit aufgezeichnet.

Juristisch ist das ein heikles Vorgehen, denn jeder Mitarbeiter darf selbst entscheiden, ob und welche Art von Daten gespeichert werden.

Wer beispielsweise ohne das Einverständnis des Mitarbeiters Telefonate mit Kunden aufzeichnet und speichert, verstößt gegen den Datenschutz. Ein Bußgeld oder bis zu drei Jahre Haft können in der Folge verhängt werden.

Um Schaden abzuwenden empfiehlt es sich, in Betriebsvereinbarungen grundsätzlich zu klären, wie hier verfahren wird.

Schließlich ist es auch verboten, eine langfristige Überwachung von Firmenfahrzeugen via GPS vorzunehmen oder Mitarbeiter in Arbeitsräumen per Video zu überwachen. Kurzfristig möglich ist dies nur in Ausnahmefällen.

Auch das private Surfen der Mitarbeiter, sofern es gestattet ist, geht keinen Chef etwas an: Die private Internet-Aktivität von Mitarbeitern zu überwachen, ist nicht gestattet.