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E-Mail-Flut zu Weihnachten: Prioritäten für die Bearbeitung setzen

FOTONACHWEIS

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Die digitalen Postfächer der Arbeitnehmer quellen über, besonders in der Weihnachtszeit. Der übervolle Posteingang sorgt für Stress – kann aber leicht vermieden werden.

Darüber informiert TÜV Rheinland. Demnach sollten Führungskräfte und Mitarbeiter in Sachen E-Mail-Kommunikation Regeln festlegen und diese konsequent befolgen.

Statt E-Mail lieber zum Hörer greifen

„Grundsätzlich sollte gelten: Die beste E-Mail ist die, die man nicht verschickt“, sagt Reinhard Bier, Experte für digitalen Arbeitsschutz bei TÜV Rheinland. Soll heißen: Anstatt endlos E-Mails in einer Art Ping-Pong-Spiel hin und her zu senden, lassen sich Fragen mitunter einfacher per Telefon oder im persönlichen Gespräch klären.

Geht es nicht ohne E-Mail, ist es ratsam, den Empfängerkreis zu beschränken. „Es sollten nur die Leute in Kopie gesetzt werden, für die eine Nachricht wirklich relevant ist“, betont Bier. Wenn jeder seine E-Mails stets an den ganzen Verteiler schickt, lässt die Informationsflut die Postfächer schnell volllaufen.

E-Mails nach Priorität filtern

Eindeutig formulierte Betreffzeilen helfen dem Empfänger zudem, eingehende Nachrichten zuzuordnen und systematisch nach Priorität abzuarbeiten. So könnte etwa ein vorangestelltes A im Betreff „Ich erwarte eine Antwort“, ein K für „Ich erwarte Klärung“ und ein I für „Nur zur Information“ stehen.

Kurze Terminhinweise wie „Hat Zeit bis nach Weihnachten“ sorgen dafür, dass die Feiertage zumindest aus beruflicher Sicht stressfrei bleiben. „Klare Leitlinien zur digitalen Kommunikation entlasten die Arbeitnehmer nicht nur, sie ermöglichen auch ein strukturiertes und damit effizienteres Arbeiten“, so Reinhard Bier.