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Zeitmanagement: Diese acht Fehler sollten Chefs im Betrieb vermeiden

FOTONACHWEIS

© Birgit Reitz-Hofmann - Fotolia.com

Im Topmanagement werden jährlich Tausende Stunden an Arbeitszeit durch zu viele Meetings und E-Mails vergeudet.

Das geht aus der Studie „Managing Your Scarcest Resource“ der Managementberatung Bain & Company hervor, in der das Zeitmanagement von 17 Konzernen untersucht wurde.

30.000 E-Mails pro Jahr, zwei Tage pro Woche in Meetings

Demnach erhalten Führungskräfte durchschnittlich 30.000 E-Mails pro Jahr. In den 1970er Jahren hätten sie sich gerade einmal mit 1.000 Anfragen und Mitteilungen pro Jahr befassen müssen.

Außerdem entfallen laut Studie rund 15 Prozent der Arbeitszeit der gesamten Belegschaft auf Meetings. Zudem halten sich Führungskräfte durchschnittlich gut zwei Tage pro Woche in Sitzungen mit mehr als drei Teilnehmern auf – oft aus reiner Gewohnheit.

Die Sitzungen des Topmanagements summierten sich zum Teil auf 7.000 Stunden pro Jahr. Würden die vorbereitenden Besprechungen mit den Teams und die Folgemeetings hinzuaddiert, fielen insgesamt 300.000 Stunden an.

Checkliste: Acht Fehler vermeiden

Bain & Company hat die acht „Todsünden“ im Zeitmanagement definiert:

1. Unklare Terminplanung

Chefs sollten eindeutig festlegen, wen welche Themen betreffen und für wen welche Aufgaben Priorität haben.

2. Zeit kostet nichts

Für jedes Projekt müssen Zeitbudgets geschaffen werden, die es so konsequent zu managen gilt wie Finanzetats.

3. Aus jeder Idee ein Projekt machen

Chefs sollten jedem neuen Projekt einen Businessplan zugrunde legen.

4. Komplexe Organisation

Strukturen müssen vereinfacht werden. Zu viele Führungskräfte und -ebenen kosten Zeit und schaffen Mehrarbeit für die gesamte Organisation.

5. Jeder kann ein Meeting einberufen

Chefs müssen klar bestimmen, wer befugt ist, Sitzungen anzusetzen.

6. Entscheidungen treffen oder verhindern

Standardisierte Prozesse zur Entscheidungsfindung im Unternehmen sind unverzichtbar.

7. Konferenzzeit ist Freizeit

Führungskräfte sollten Sitzungsdisziplin mit klarer Tagesordnung, guter Vorbereitung und pünktlichem Beginn konsequent einfordern. Meetings sollten immer möglichst vorzeitig beendet werden.

8. Sinnlose Zeitinvestitionen

Die für Konferenzen aufgewendete Zeit sollte festgehalten werden, ebenso wie die Teilnehmer und das E-Mail-Volumen während der Sitzung. Nur so lässt sich Effektivität sicherstellen.