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Wenn Kunden nicht zahlen: So treiben Sie Ihr Geld ein

FOTONACHWEIS

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Wenn Mittelständler ihre Rechnungen nicht zügig stellen, ihre Zahlungseingänge nicht regelmäßig kontrollieren und im Verzugsfall nicht systematisch mahnen, kann es schnell zur Zahlungsunfähigkeit gegenüber Lieferanten und Mitarbeitern kommen.

Um solche Zahlungsausfälle zu vermeiden, empfehlen Experten folgende Maßnahmen:

Durch Bonitätsprüfung vorbeugen

Gerade wenn Sie von Neukunden einen größeren Auftrag erhalten, sollten Sie zuvor beispielsweise bei einem der folgenden Institutionen dessen Bonität prüfen lassen:

Individuelle Zahlungsbedingungen festlegen

Legen Sie bei mangelnder Bonität des Kunden in Ihrer Buchhaltung fest, wie Sie im Falle der Auftragserteilung, Rechnungsstellung oder eines Zahlungsverzugs vorgehen.

Bei problematischen Kunden wäre zum Beispiel denkbar, nach Auftragseingang vor Leistungsbeginn zumindest für höhere Aufträge Vorkasse oder Teilzahlungen zu vereinbaren oder bei Rechnungsstellung kurzfristige Zahlungsziele zu setzen, so dass Sie rechtzeitig mahnen können. Im Falle von Zahlungsverzug bei wiederkehrenden Leistungen wäre es zudem möglich, die Leistung solange einzustellen, bis die Zahlung erfolgt ist.

Kundenbetreuer einschalten

Beauftragen Sie nur einen Ihrer Mitarbeiter, beispielsweise einen Projektleiter oder Kundenbetreuer, mit dem säumigen Kunden in Kontakt zu treten, um die finanzielle Abwicklung zu klären, so dass Sie über mögliche Absprachen den Überblick behalten.

Ausgebliebene Zahlungen anmahnen

Legen Sie bereits in Ihren Angeboten fest, zu welchem Zeitpunkt Sie Ihre Rechnung stellen und wie viele Tage nach Rechnungsdatum die Zahlung fällig ist. Heben Sie das Zahlungsziel auch auf Ihren Rechnungen hervor.

Ist das Zahlungsziel verstrichen, ist der Kunde mit der Zahlung in Verzug und Sie sollten nicht allzu lange mit der ersten Mahnung warten:

Erste Mahnung

Ist die Zahlung seit zwei Wochen fällig, sollten Sie eine erste freundliche Zahlungserinnerung  schreiben. Bitten Sie darin um Zahlung innerhalb von zehn Tagen.

Zweite Mahnung

Sind weitere zwei Wochen ohne Zahlung vergangen, sollten Sie eine zweite Mahnung in ernsterem Tonfall verfassen und erneut um Zahlung innerhalb von zehn Tagen bitten. Zudem ist es möglich, bereits Verzugszinsen und Mahngebühren zu erheben. Darüber hinaus sollten Sie ab diesem Zeitpunkt den telefonischen Kontakt zum Kunden suchen.

Dritte Mahnung

Sind weitere zwei Wochen ohne Zahlung vergangen, sollten Sie eine dritte Mahnung versenden, in der Sie eine letzte Frist setzen und androhen, bei weiterer Nichtzahlung juristische Maßnahmen zu ergreifen.

Auch hier sollten Sie zusätzlich telefonisch nachfassen. Bei Zahlungsschwierigkeiten des Kunden können Sie so eventuell wenigstens eine Ratenzahlung vereinbaren.

Gerichtliches Mahnverfahren

Drei Monate nach Fälligkeit haben Sie die Möglichkeit, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten und gegebenenfalls ein Inkasso-Unternehmen einzuschalten.

Für die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens müssen Sie ein entsprechendes Formular bei Ihrem Amtsgericht einreichen.

Das Gericht prüft dann Ihre Forderung und erlässt einen Mahnbescheid an den Schuldner, gegen das er innerhalb von zwei Wochen Widerspruch einlegen kann.

Wenn der Schuldner nicht gegen den gerichtlichen Mahnbescheid Widerspruch einlegt, können Sie zwei Wochen später beim Amtsgericht einen Vollstreckungsbescheid erwirken, gegen den der Schuldner ebenfalls Widerspruch einlegen kann.

Legt der Schuldner keinen Widerspruch ein, können Sie mithilfe eines Gerichtsvollziehers eine Zwangsvollstreckung durchsetzen.