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Bessere Meetings: Tipps für effizientere Besprechungen

FOTONACHWEIS
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So hat es sich in der Praxis als nützlich erwiesen, die Zeit für Meetings zu begrenzen. Häufig reichen 30 Minuten aus, um alles Wichtige fokussiert zu besprechen. Ohne eine solche Begrenzung drohen Gespräche zu zerfasern und die Konzentration der Teilnehmer ist geringer. Hilfreich ist auch eine vorher per Mail oder am Anfang des Meetings abgestimmte Agenda. Klären Sie schnell, welche Themen heute wichtig sind und welche verschoben werden können. So lernen die Mitarbeiter, Prioritäten zu setzen und Meetings nicht zu überfrachten. Dabei sollte auch beachtet werden, welche Themen alle Teilnehmer angehen und welche besser in einem Zweier- oder Dreiergespräch erörtert werden sollten. Den Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ sollten Sie ersatzlos streichen. Er gleicht einer Einladung für Erörterungen über alles und nichts.

Straffe Moderation und das GEMO-Prinzip

Um Meetings kurz, knackig und ergebnisorientiert zu gestalten, empfiehlt es sich, jemanden mit ihrer Moderation zu betrauen. Der Moderator bzw. die Moderatorin achtet auf die Kürze der Beiträge, dass jeder an die Reihe kommt, und dass das jeweilige Thema nicht aus dem Blick gerät. Wer moderiert, hat sowohl die Tagesordnung, als auch die Zeit und etwaige Sitzungsregeln im Blick. Es kann sich für Unternehmer bezahlt machen, einigen Mitarbeitern eine entsprechende Fortbildung zu ermöglichen.

Moderatoren sollten auch das GEMO-Prinzip beherzigen. Good enough, move on – das besagt ganz einfach, dass Perfektionismus Gift für effiziente Besprechungen ist und Details in der Regel besser im laufenden Arbeitsprozess geklärt werden. Das GEMO-Prinzip sollte regelmäßig angewendet werden, um die Fokussierung des Teams zu stärken. Verzetteln wir uns gerade in unnötigen Details und sollten stattdessen zum nächsten Thema übergehen? Oder gibt es tatsächlich zu dem Tagesordnungspunkt noch Fragen, die wir hier jetzt klären können?

Diese und weitere Tipps finden Sie genauer erörtert in einem Artikel von organisationberatung.net.