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Schneller ist besser und andere Irrtümer über das Zeitmanagement

FOTONACHWEIS
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„Die Löcher sind die Hauptsache in einem Sieb“, schreibt Ringelnatz in einem seiner Gedichte. Weniger poetisch kann man feststellen: Die Pausen sind zentraler Teil der Arbeit. Auf Pausen zu verzichten, um durchzuarbeiten, kann in „heißen Phasen“ sinnvoll sein. Als generelle Haltung ist es schädlich und kontraproduktiv. Mehr Arbeitszeit bedeutet nicht mehr Effizienz und Produktivität. Das Gleiche gilt für die Neigung, Aufgaben möglichst schnell zu erledigen, um „Zeit zu sparen“. Je nach Aufgabe ist es wichtiger, keine Fehler zu machen oder sich erst einmal zurückzulehnen, und zu überlegen, wie die Aufgabe am besten angegangen werden sollte. Eine hektische Herangehensweise kostet nicht selten am Ende mehr Zeit und erzeugt darüber hinaus ungesunden Stress.

Sind alle Aufgaben gleich wichtig?

Dieser Einwand ist schlicht Unsinn. Für jeden hat der Tag 24 Stunden. Was eigentlich gemeint ist: Ich habe mehr zu tun, als ich in dem mir gesteckten Rahmen schaffen kann. Daraus ergeben sich weitere Fragen: Habe ich zu wenig Energie? Dann ist Erholung, Bewegung an der frischen Luft, eine Tasse Kaffee oder ein Powernap wohl besser, als sich darüber zu beklagen, nicht genug Zeit zu haben. Sind die Aufgaben zu aufwändig, um sie im gesetzten Zeitfenster zu bewältigen? Dann kann beispielsweise das Zeitfenster erweitert und/oder ein Teil der Aufgaben delegiert werden. Wichtig ist vor allem die Priorisierung: Sind alle Aufgaben gleich wichtig? Was sollte zuerst gemacht werden? Was lässt sich besonders schnell abarbeiten? Manchmal nutzt eine Not-To-Do-Liste mehr, als eine To-Do-Liste. Diese Notizen helfen dabei, Tätigkeiten auszusortieren, die vielleicht gar nicht wichtig sind. Man muss nicht bei jeder Besprechung dabei sein oder Mitarbeiter ständig kontrollieren.

Immer etwas Luft im Zeitplan lassen

Wer das Gefühl vermittelt, genug Zeit zu haben, strahlt mehr Souveränität und Kompetenz aus als ein getriebener Hektiker. Kluge Chefs bauen sich täglich Zeitpuffer für Unvorhergesehenes oder Überdenkzeit ein. Auch langfristig planen sie mit etwas „Luft“ und stopfen den Terminkalender nicht bis in die letzte Lücke zu, um sich selbst zu demonstrieren, wie effektiv sie sind.

Es ist hilfreich, das Gespür dafür zu verfeinern, welche Aufgaben in der Vergangenheit vielleicht weder wichtig noch dringend gewesen sind und dennoch Zeit gefressen haben. Nach und nach lässt sich so das sinnvolle Setzen von Prioritäten verbessern. Und ja: auch dieser Lernprozess benötigt Zeit.

(Quelle: www.impulse.de)