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Geschäftsbriefe richtig gestalten: Darauf sollten Sie bei den Pflichtangaben achten

FOTONACHWEIS
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Als Geschäftsbrief gelten neben der postalischen Korrespondenz auch E-Mail und Fax. Entscheidend ist, dass ein Unternehmen „nach außen“ kommuniziert. Typische Geschäftsbriefe sind Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen. Bestimmte Angaben sind dabei vom Gesetzgeber verpflichtend vorgegeben, damit Kunden und Geschäftspartner registerrechtliche Informationen über das Unternehmen einholen können. Fehlen diese Pflichtangaben, kann das Registergericht ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro verhängen, und das pro Korrespondenz. Unternehmer sollten also wissen, welche Angaben verpflichtend sind und diese am besten auf das Geschäftspapier vordrucken. Für die E-Mail-Korrespondenz empfiehlt sich eine Signatur, die auch bei automatischen Antworten wie Abwesenheitsnotizen angezeigt wird.

Einzelunternehmen und GbR

Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), die nicht im Handelsregister eingetragen sind, sind nicht gesetzlich zu bestimmten Angaben verpflichtet. Für eine transparente und vertrauenerweckende Kommunikation empfiehlt sich aber die Angabe der vollständigen Namen aller Gesellschafter sowie der Rechtsform und einer ladungsfähigen Geschäftsanschrift.

Sind GbR bzw. Einzelunternehmen im Handelsregister eingetragen, dann sind für die Geschäftskorrespondenz folgende Angaben verpflichtend:

  • Firmenname wie im Handelsregister
  • Rechtsformzusatz, zum Beispiel „eingetragener Kaufmann“ (darf abgekürzt werden)
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer

GmbH und UG (haftungsbeschränkt)

Diese beiden Rechtsformen erfordern eine Reihe von Angaben:

  • Firmenname wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform der Gesellschaft (GmbH oder UG [haftungsbeschränkt])
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer
  • Volle Namen aller Geschäftsführer, gegebenenfalls auch des Aufsichtsratsvorsitzenden

Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

Bei diesen beiden Rechtsformen geltend folgende Pflichtangaben:

  • Firmenname wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform (OHG beziehungsweise KG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer

Aktiengesellschaft (AG)

Bei der Aktiengesellschaft sind die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe mit denen der GmbH vergleichbar:

  • Firmenname wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform der Gesellschaft (AG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer
  • Volle Namen aller Vorstandsmitglieder (der Vorstandvorsitzende wird kenntlich gemacht) und des Aufsichtsratsvorsitzenden

Unternehmen mit Zusatz „& Co. KG“ oder „& Co. OHG“

Bei Rechtsformen mit Zusätzen orientieren sich die Pflichtangaben an den grundlegenden Rechtsformen. Entsprechend ist der Firmenname der Gesellschaft anzugeben, die als Gesellschafterin fungiert – sowie alle Pflichtangaben für diese Unternehmensform. Das ist allerdings nur dann gesetzlich vorgeschrieben, wenn keiner der Gesellschafter eine natürliche Person ist.

(Quelle: www.digitaler-mittelstand.de)