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Buchhaltung: Tipps für die richtige Aufbereitung Ihrer Dokumente

FOTONACHWEIS
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Es ist zeitaufwändig, überflüssig und für die Bearbeitung ausgesprochen hinderlich, wenn Sie jedes einzelne Schriftstück in eine Klarsichthülle packen. Aus dieser muss das Dokument nämlich herausgeholt werden, wenn es beschriftet werden soll. Und anschließend muss es wieder „verpackt“ werden. Auch das Zusammenheften mit Büroklammern oder gar das Tackern von Schriftsätzen verursacht unnötige Arbeit, weil die einzelnen Papiere bei der Bearbeitung wieder voneinander gelöst werden müssen. Dokumente sollten also gelocht werden, und zwar an der linken Längsseite. Bedenken Sie auch, dass Thermopapier (typisch für Tankstellen-Belege) schnell verbleicht und die Zahlen darauf bald schwer zu lesen sind. Solche Belege sollten Sie fotokopieren.

Beschränkung auf das Wesentliche

Sie müssen Ihrer Buchhalterin oder Ihrem Steuerberater nicht jedes Papier auf den Schreibtisch legen. Lieferscheine, Angebote, Briefe oder gar ausgedruckte E-Mails gehören nicht zu den Belegen für die Buchhaltung. Im Zweifelsfall fragen Sie nach, welche Dokumente benötigt werden. Dazu zählen beispielsweise Kopien von Versicherungs-, Miet-, oder Darlehensverträgen, wenn sich diese seit der letzten Prüfung geändert haben.

Bedenken Sie auch, dass unsortierte Belegsammlungen im Schuhkarton vom Buchhalter sortiert werden müssen und Sie die Zeit bezahlen, die er dafür aufwendet. Am besten gewöhnen Sie sich gleich eine ordentliche Ablage in alphabetischer oder chronologischer Reihenfolge an, in der andere und Sie selbst sich schnell zurechtfinden. Auf diese Weise fällt auch schneller auf, wenn ein Dokument fehlt.

Liefern Sie Ihre Unterlagen möglichst vollständig, frühzeitig und in einem Schwung ab. So sparen Sie Ihrem Buchhalter eine Stop-and-Go-Bearbeitung mit nach und nach eingereichten Dokumenten und sich selbst Geld. Außerdem müssen Sie bei rechtzeitiger Lieferung keine Säumniszuschläge des Finanzamtes bezahlen.

Keine Schummelei

Je schärfer Sie geschäftliche und private Ausgaben trennen, desto mehr erleichtern Sie der Buchhaltung die Arbeit. Private Einkäufe mit der EC-Karte der Firma oder – umgekehrt – Firmeneinkäufe mit Ihrer privaten Karte, sorgen für Unübersichtlichkeit, die in der Bearbeitung Zeit und Geld kostet. Auch die scharfe Trennung von Privat- und Geschäftskonto erweist sich hier als hilfreich. Außerdem bewahrt es Sie vor der Versuchung, private Rechnungen in die Geschäftsbuchhaltung hinein zu mogeln. Solche Versuche kleinteiliger Steuerhinterziehung kommen schneller ans Licht, als Sie denken.

(Quelle: Heise)

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