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Mail-Flut: Wie man mit dem überquellenden Postfach umgeht

FOTONACHWEIS

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Um Ihre elektronische Post zu bearbeiten müssen Sie in kurzer Zeit viele Entscheidungen treffen. Das ist kräfteraubender, als viele meinen. Denn viele der Mails erfordern, Entscheidungen zu treffen, unterschiedliche Handlungsmöglichkeiten zu bewerten, auszuwählen.

Das Gehirn muss in Sekundenschnelle aktiv werden. Das ist umso erschöpfender, als viele der Mails auch noch unterschiedliche Inhalte zum Thema haben. Für das Gehirn ist das Stress, besonders wenn Sie unter Zeitdruck arbeiten.

Die Ermüdung des Gehirns durch das Mail-Stakkato lässt sich indessen durch eine einfache Strategie bekämpfen: Wichtige Mails sollten zum Zeitpunkt Ihres Energiehochs bearbeitet werden, alle anderen müssen warten.

In der Regel ist der Morgen die Tageszeit, in der die Leistungsfähigkeit am höchsten ist. Sie sollten also in dieser Zeit nur die wichtigen E-Mails bearbeiten – und nach der Bearbeitung sofort aus dem Posteingang nehmen.

Sie können Sie zum Beispiel in einem anderen Ordner archivieren. Denn taucht die bereits bearbeitete Mail immer wieder auf, wird sie von Ihrem Gehirn immer wieder kurz begutachtet und als „erledigt“ registriert. Doch das ist ein Vorgang, der wiederum jedesmal Energie kostet und vermieden sollte.

Versuchen Sie, während des Arbeitstages in langen Abständen in die Mail zu blicken; ideal wäre, nur morgens und abends ins Postfach zu gucken. Zuvor muss natürlich die Frage beantwortet werden: Ist es wirklich nötig, in kurzen Abständen in die Mail zu schauen oder setze ich mich lediglich selbst unter Druck?

Geht es auf den Feierabend zu, können Sie sich den bisher vernachlässigten, eher unwichtigen Mailbotschaften widmen. Ihr Energielevel ist nun niedrig, es „reicht“ gewissermaßen nur noch für die sekundären Aufgaben. Wenn kurz vor dem Ausschalten des Computers noch eine Mail ankommt: Bearbeiten Sie sie nur, wenn es nicht bis zum nächsten Morgen warten kann.